Du bon usage de l’e-mail (1) : la netiquette

Le mail est maintenant entré dans les usages de la plupart des gens, au moins dans le cadre professionnel. Lorsque j’ai proposé aux enseignants avec qui je travaillais pour les accueils de classe de passer du papier au mail (ce qui n’empêchait pas le téléphone et la conversation en face à face), l’initiative a été globalement bien accueillie. Plus tard, au moment du groupe de travail, le mail s’est imposé tout naturellement entre les réunions.

De même pour la recherche d’emploi :

Il est une époque pas si lointaine où, malgré l’ampleur des échanges par e-mail, il était impoli, voire rédhibitoire, d’envoyer une lettre non manuscrite à un employeur potentiel.

annonce Keljob, avant d’expliquer que c’est aujourd’hui la candidature papier qui est devenue rédhibitoire (snail mail).

Du fait de l’utilisation généralisée du mail, tout le monde croit savoir l’utiliser, mais est-ce le cas ? La question peut paraître saugrenue : signature, copie carbone, destinataires multiples, etc sont généralement maîtrisés, mais qu’en est-il des usages ? Il ne faut pas confondre maîtrise technique et bon sens numérique. Au delà du “Bonjour” et du “cordialement”, la proportion de gens qui connaissent la netiquette est assez restreinte.

Netiquette ?

La netiquette est un ensemble de règles pour faciliter la communication écrite sur les réseaux. Elle concerne non seulement le mail, mais aussi le chat, les listes de diffusion et forums de discussion. Il faut être né avant 1982 pour s’en souvenir : elle a été mise en place de façon d’abord informelle par la communauté des premiers utilisateurs d’Internet : les chercheurs puis les universités américaines, avant d’être formalisée vers 1995 (le principe de l’e-mail lui-même date de… 1962, le projet EIES de 1973, et le SMTP de 1982). Les smileys ont été inventés pour préciser notre état d’esprit sur ce qu’on vient d’écrire (attention, c’était une blague!) : les lol et autres ptdr en sont les héritiers (les deux sont à éviter en contexte professionnel 😉 ). L’utilisation des lettres capitales signifie qu’on hurle, donc attention avec la touche CAPS. Sachez aussi que le langage SMS est très mal vu. En toutes circonstances, la courtoisie est requise :

Ce que vous ne feriez pas lors d’une conversation réelle face à votre correspondant, ne prenez pas l’Internet comme bouclier pour le faire.

On trouve la traduction française de la RFC sur la netiquette à différents endroits, par exemple ici ou là. La charte couvre un domaine plus large que le seul mail. D’autre part, certaine réflexions ne sont plus de mise 17 ans après (paiement au temps d’utilisation). D’autres sont réactualisés par la diversification des modes d’accès. Par exemple, l’exigence de concision dans le message et de sobriété pour les pièces jointes est renouvelée avec les smartphones, du fait de la taille des écrans et de l’accès bas débit de la 3G. Néanmoins, l’essentiel reste valide tel quel, comme ces quelques extraits :

• A moins d’utiliser un encrypteur de courrier (matériel ou logiciel), vous devez réaliser que la confidentialité du courrier sur Internet n’est pas assurée. Ne mettez jamais dans un courrier ce que vous ne mettriez pas sur une carte postale.
• Si vous transmettez ou réexpédiez un courrier que vous avez reçu, ne changez pas la formulation. Si vous divulguez dans un groupe une partie d’un courrier personnel, vous devriez d’abord en demander la permission à votre correspondant. Vous pouvez raccourcir le message ou n’en citer que les parties essentielles, mais attribuez toujours les citations à leurs auteurs.
• Regardez le champs d’adresses secondaires, les cc’s, en répondant. Ne continuez pas à écrire à plusieurs personnes si la conversation s’est transformée en dialogue.
• Écrivez normalement en minuscule. UTILISER LES MAJUSCULES REVIENT À CRIER.
• Utilisez des symboles pour mettre en valeur. Ceci *est* bien ce que je veux dire. Utilisez les tirets bas pour souligner. _Guerre et Paix_ est mon livre favori.
• Utilisez les smileys (N.D.T.: « sourillard ») pour reproduire le ton de la voix, mais avec parcimonie.  :- ) est un exemple de smiley (penchez la tête de côté). Ne pensez pas que l’inclusion d’un smiley suffit à contenter votre interlocuteur ou lui faire oublier une insulte.
• Attendez le lendemain pour répondre à un message passionné.
• Soyez bref sans être sec. En répondant à un message, citez le message original pour rester compréhensible mais sans plus. Répondre à un message en citant tout l’original est particulièrement déplaisant : enlevez tout ce qui est inutile.
• Le sujet d’un message devrait refléter son contenu.
• N’envoyez pas trop d’informations dont les gens n’ont pas besoin.
  

Je vous invite à lire l’ensemble de la partie concernant l’e-mail en pensant à vos propres pratiques. Pour ma part, je peux m’améliorer sur les pièces jointes et la copie carbone invisible (Bcc). Et vous ?

Outre la recherche d’emploi, quel est votre usage du mail ? L’utilisez-vous intensément? Connaissiez-vous la Netiquette ?