Du bon usage de l’e-mail (1) : la netiquette

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Message a tous
En matière d’emploi comme en toute circonstance, ne pas abuser du « répondre à tous »

Le mail est maintenant entré dans les usages de la plupart des gens, au moins dans le cadre professionnel. Lorsque j’ai proposé aux enseignants avec qui je travaillais pour les accueils de classe de passer du papier au mail (ce qui n’empêchait pas le téléphone et la conversation en face à face), l’initiative a été globalement bien accueillie. Plus tard, au moment du groupe de travail, le mail s’est imposé tout naturellement entre les réunions.

De même pour la recherche d’emploi :

Il est une époque pas si lointaine où, malgré l’ampleur des échanges par e-mail, il était impoli, voire rédhibitoire, d’envoyer une lettre non manuscrite à un employeur potentiel.

annonce Keljob, avant d’expliquer que c’est aujourd’hui la candidature papier qui est devenue rédhibitoire (snail mail).

Du fait de l’utilisation généralisée du mail, tout le monde croit savoir l’utiliser, mais est-ce le cas ? La question peut paraître saugrenue : signature, copie carbone, destinataires multiples, etc sont généralement maîtrisés, mais qu’en est-il des usages ? Il ne faut pas confondre maîtrise technique et bon sens numérique. Au delà du “Bonjour” et du “cordialement”, la proportion de gens qui connaissent la netiquette est assez restreinte.

Netiquette ?

eMailMemoireMSID2001
Présentation de l’email, extrait de mon mémoire de Maîtrise, 2001 (actualisée). Ce tableau résumant les caractéristiques techniques de l’outil, ne dit rien de ses usages. Dans le texte associé, j’exposais son utilisation par les chercheurs (échanges de pré-prints…). A cette époque, tous les utilisateurs, encore peu nombreux, connaissaient la netiquette.

La netiquette est un ensemble de règles pour faciliter la communication écrite sur les réseaux. Elle concerne non seulement le mail, mais aussi le chat, les listes de diffusion et forums de discussion. Il faut être né avant 1982 pour s’en souvenir : elle a été mise en place de façon d’abord informelle par la communauté des premiers utilisateurs d’Internet : les chercheurs puis les universités américaines, avant d’être formalisée vers 1995 (le principe de l’e-mail lui-même date de… 1962, le projet EIES de 1973, et le SMTP de 1982). Les smileys ont été inventés pour préciser notre état d’esprit sur ce qu’on vient d’écrire (attention, c’était une blague!) : les lol et autres ptdr en sont les héritiers (les deux sont à éviter en contexte professionnel 😉 ). L’utilisation des lettres capitales signifie qu’on hurle, donc attention avec la touche CAPS. Sachez aussi que le langage SMS est très mal vu. En toutes circonstances, la courtoisie est requise :

Ce que vous ne feriez pas lors d’une conversation réelle face à votre correspondant, ne prenez pas l’Internet comme bouclier pour le faire.

Injures en ligne
LA règle n°1 de la netiquette : rester courtois.

On trouve la traduction française de la RFC sur la netiquette à différents endroits, par exemple ici ou . La charte couvre un domaine plus large que le seul mail. D’autre part, certaine réflexions ne sont plus de mise 17 ans après (paiement au temps d’utilisation). D’autres sont réactualisés par la diversification des modes d’accès. Par exemple, l’exigence de concision dans le message et de sobriété pour les pièces jointes est renouvelée avec les smartphones, du fait de la taille des écrans et de l’accès bas débit de la 3G. Néanmoins, l’essentiel reste valide tel quel, comme ces quelques extraits :

  • A moins d’utiliser un encrypteur de courrier (matériel ou logiciel), vous devez réaliser que la confidentialité du courrier sur Internet n’est pas assurée. Ne mettez jamais dans un courrier ce que vous ne mettriez pas sur une carte postale.
  • Si vous transmettez ou réexpédiez un courrier que vous avez reçu, ne changez pas la formulation. Si vous divulguez dans un groupe une partie d’un courrier personnel, vous devriez d’abord en demander la permission à votre correspondant. Vous pouvez raccourcir le message ou n’en citer que les parties essentielles, mais attribuez toujours les citations à leurs auteurs.
  • Regardez le champs d’adresses secondaires, les cc’s, en répondant. Ne continuez pas à écrire à plusieurs personnes si la conversation s’est transformée en dialogue.
  • Écrivez normalement en minuscule. UTILISER LES MAJUSCULES REVIENT À CRIER.
  • Utilisez des symboles pour mettre en valeur. Ceci *est* bien ce que je veux dire. Utilisez les tirets bas pour souligner. _Guerre et Paix_ est mon livre favori.
  • Utilisez les smileys (N.D.T.: « sourillard ») pour reproduire le ton de la voix, mais avec parcimonie.  :- ) est un exemple de smiley (penchez la tête de côté). Ne pensez pas que l’inclusion d’un smiley suffit à contenter votre interlocuteur ou lui faire oublier une insulte.
  • Attendez le lendemain pour répondre à un message passionné.
  • Soyez bref sans être sec. En répondant à un message, citez le message original pour rester compréhensible mais sans plus. Répondre à un message en citant tout l’original est particulièrement déplaisant : enlevez tout ce qui est inutile.
  • Le sujet d’un message devrait refléter son contenu.
  • N’envoyez pas trop d’informations dont les gens n’ont pas besoin.

Je vous invite à lire l’ensemble de la partie concernant l’e-mail en pensant à vos propres pratiques. Pour ma part, je peux m’améliorer sur les pièces jointes et la copie carbone invisible (Bcc). Et vous ?

Outre la recherche d’emploi, quel est votre usage du mail ? L’utilisez-vous intensément? Connaissiez-vous la Netiquette ?

Il est une époque pas si lointaine où, malgré l’ampleur des échanges par e-mail, il était impoli, voire rédhibitoire, d’envoyer une lettre non manuscrite à un employeur potentiel.

annonce Keljob, avant d’expliquer que c’est aujourd’hui la candidature papier qui est devenue rédhibitoire, et de détailler la bonne méthode :

Pour être efficace, la démarche est simple : quelques lignes de mail personnelles et précises sur le sens de votre candidature accompagnent CV et lettre de motivation en pièces jointes. Pour être « gardé en mémoire » – au sens informatique s’entend – le candidat veillera également à clairement identifier son fichier (par exemple LMPrénom_Nom_PosteConvoité.doc) et à l’enregistrer sous format Word. L’un des rares format (avec le PDF) à transiter sans souci sur Mac et PC.

Entre autres choses, le spécialiste de l’emploi précise que les recruteurs préfèrent les mails pour des raisons pratiques :

Quand une candidature n’est pas retenue, elle est souvent ajoutée à une “CVthèque” pour de futurs postes à pourvoir. Or, quand on reçoit un courrier écrit à la main, il faut le numériser pour le garder en archive. C’est un peu fastidieux.

Il s’agit aussi de montrer qu’on vit avec son temps, et le conseil n’est plus aujourd’hui limité à certains secteurs comme les boites de Com’ ou d’informatique :

Signer un courrier à la main, c’est bien. Créer une signature avec un lien hypertexte renvoyant vers sa page Viadeo, c’est mieux…

Le mail est maintenant entré dans les usages de la plupart des gens, au moins dans le cadre professionnel. Lorsque j’ai proposé aux enseignants avec qui je travaillais pour les accueils de classe de passer du papier au mail (ce qui n’empêchait pas le téléphone et la conversation en face à face), l’initiative a été globalement bien accueillie. Plus tard, au moment du groupe de travail, le mail s’est imposé tout naturellement entre les réunions.

Du fait de l’utilisation généralisée du mail, tout le monde croit savoir l’utiliser, mais est-ce le cas ? La question peut paraître saugrenue : signature, copie carbone, destinataires multiples, etc sont généralement maîtrisés, mais qu’en est-il des usages ? Il ne faut pas confondre maîtrise technique et bon sens numérique. Au delà du “Bonjour” et du “cordialement”, la proportion de gens qui connaissent la Netiquette est assez restreinte : La netiquette est un ensemble de règles pour faciliter la communication écrite sur les réseaux. Il faut être né avant 1982 pour s’en souvenir : elle a été mise en place par la communauté des premiers utilisateurs d’Internet : les chercheurs puis les universités américaines. Les smileys ont été inventés pour préciser notre état d’esprit sur ce qu’on vient d’écrire (attention, c’était une blague!) : les lol et autres ptdr en sont les héritiers. L’utilisation des lettres capitales signifie qu’on hurle, donc attention avec la touche CAPS. La courtoisie était requise et les trolls étaient mal vus.

Outre la recherche d’emploi, quel est votre usage du mail ? L’utilisez-vous intensément, ou comme la génération Y, préférez-vous les réseaux sociaux (Facebook offre une fonctionnalité “message privé” qui s’apparente à un mail simplifié).

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